Efficiënt vergaderruimtes reserveren? Kies voor een room booking systeem!

Herkenbaar? Je loopt met een zakenpartner de vergaderruimte binnen en een aantal paar ogen kijken je aan. Je had deze ruimte toch gereserveerd? Hij blijkt dubbel geboekt en je kunt op zoek naar een vrije ruimte. Niet professioneel, frustrerend én te voorkomen. Hoe? Met een room booking systeem! Hiermee bekijk je welke ruimte vrij is, reserveer je deze direct en start je gerust jouw belangrijke vergadering. In deze kennisblog ontdek je wat room booking precies inhoudt en wat het voor jouw organisatie kan betekenen.

1. Wat is een room booking systeem?

Room booking is het digitaal reserveren en beheren van vergaderruimtes of andere gedeelde ruimtes binnen een organisatie. In plaats van reserveringen vastleggen via een papieren planning of losse (digitale) agenda’s, gebruik je één centraal reserveringssysteem dat jou ook realtime inzicht geeft in de beschikbaarheid van de vergaderruimte. Populaire ruimte reserveringssystemen werken met een app of dashboard en met displays bij de deuren van de ruimtes. Je ziet snel of de ruimte vrij is, voor hoe lang en wie deze heeft geboekt.

2. Wat zij de voordelen van een room booking systeem?

Een room booking systeem is handig in elke organisatie met vergaderruimtes of flexplekken. Een goed ruimte reserveringssysteem helpt je efficiënter te werken en bespaart tijd en frustratie. Zo verloopt jouw vergadering soepel en kun jij je richten op belangrijkere zaken. De grootste voordelen van een room booking systeem zijn:

• Realtime inzicht en tijdsbesparing: je ziet direct welke ruimte beschikbaar is
• Eén reservering per ruimte: voorkomt dubbele boekingen
• Maakt optimalisatie mogelijk: ontdek welke ruimtes vaak of nauwelijks gebruikt worden
• Integreert met jouw systemen en agenda’s: afhankelijk van het type reserveringssysteem integreert het naadloos
• Eenvoudig in gebruik: reserveer via het display bij de ruimte, jouw agenda, een app of een browser
• Ondersteunt hybride werken: boek een ruimte op kantoor, vanaf thuis of onderweg

3. Waar kun moet je op letten bij het kiezen van een room booking systeem?

Bij de keuze voor een geschikt room booking systeem, kijk je naar wat er bij jouw organisatie past. Bedenk eerst of je slechts een reserveringssysteem voor vergaderruimtes zoekt of dat het reserveren van werkplekken ook een gewenste functie is. Let daarnaast op de volgende aandachtspunten:

• Hardware: wil je de displays plaatsen op een muur of op glas? En wil je dat ledlicht de beschikbaarheid weergeeft? Denk ook aan de schermgrootte en de stroomvoorziening.
• Integratiemogelijkheden: werkt de software met jouw huidige agenda, zoals Office 365?
• Beheer en gebruiksgemak: kan je het reserveringssysteem makkelijk beheren? En is het toegankelijk voor de gebruikers op de werkvloer?
• Schaalbaarheid: kan je het systeem eenvoudig uitbreiden?
• uitgebreide mogelijkheden: welke extra functionaliteiten biedt het reserveringssysteem jou?

4. Welke ruimte reserveringssystemen zijn er?

Presentatiestore biedt diverse ruimte reserveringssystemen van merken als Joan, Humly, Yealink en Logitech. Deze verschillen van elkaar qua mogelijkheden en fysieke kenmerken. Bel ons voor advies of als je nog vragen hebt. We helpen je graag bij jouw keuze.

4.1 Joan

De Joan room booking systemen zijn perfect als jouw vergaderruimte een glazen wand heeft. Je kunt de systemen namelijk met een magneetsticker aan het glas bevestigen. Zonder boren of een extra montagebeugel. De E-Ink technologie in het display zorgt voor een hoog contrast, waardoor de tekst ook bij fel omgevingslicht goed leesbaar is.

Ruimte reserveringssystemen

Joan heeft momenteel drie modellen reserveringssystemen; de RE, een 6 inch Pro en een 13 inch Pro display. Deze worden elk magnetisch bevestigd en laad je op, zodat de montage geheel draadloos is. Volledig opgeladen gaat de RE tot wel 3 maanden mee, alle Pro modellen 6 maanden.

Benodige licentie

Voor het gebruik van Joan displays heb je altijd één van de drie Joan Room licenties nodig. Bij twijfel over de beste licentie, kun je gebruikmaken van de gratis probeerlicentie. Die geeft je 30 dagen toegang tot alle functies. Joan displays binnen een account dienen dezelfde licentie de hebben.

Met de Essentials licentie boek je vergaderruimtes via het display of in Office 365. Je kunt ook een welkomstbericht op het display tonen. Wil je ook jouw branding toevoegen in de vorm van een logo? En heb je interesse in uitgebreidere integratie (Slack, MS Teams, Webex, Jabra, Logitech) en tot 2 weken inzicht in het gebruik van de ruimtes? Dan is de Joan Room Professional licentie een betere keuze. De Room Enterprise licentie biedt de meest uitgebreide opties. Daarmee beheer je 50+ ruimtes, verspreid over een ongelimiteerd aantal locaties. Ideaal voor grote organisaties.

Overige Joan licenties

Naast de Room licenties biedt Joan ook de Desk licentie voor het boeken van werkplekken. Met de Joan Sign Essentials licentie is bewegwijzering mogelijk en de Sign Professional ondersteunt digital signage met afbeeldingen en webpagina's.

4.2 Humly

De Humly room booking systemen kennen een vaste installatie. De displays kunnen via PoE gevoed worden, waardoor je geen stopcontact in de buurt nodig hebt. Optioneel is een stroomadapter mogelijk. Elk Humly paneel heeft een lcd display en is voorzien van een led-rand voor een op afstand zichtbare status van de vergaderruimte.

Humly ruimte reserveringssytemen

Het compacte Humly Booking Device is niet alleen geschikt als room booking systeem naast de vergaderruimte, maar kun je ook voor desk booking inzetten. Reserveer een werkplek, zodat je zeker weet dat je aan de slag kunt. Ter plekke via het touchscreen boeken is niet mogelijk. Je bevestigt het schermpje met een optionele accessoire aan een bureau. Wil je een groter display bij de vergaderruimte, waarop alle informatie duidelijk zichtbaar is? Dan kies je voor het Humly Room Display. Dit interactieve display helpt je ook met het vinden van een beschikbare ruimte. Het Humly Room Display Max Security is vergelijkbaar. Dit is de extra goed beveiligde variant, zonder WiFi, Bluetooth en met uitgeschakelde USB-poort.

Licentie verplicht

Ook voor Humly systemen heb je altijd een licentie nodig, de Humly Room Display licentie. Je bepaalt zelf de looptijd, waarbij je kan kiezen tussen 1-5 jaar. Heb je een Room Display, dan is een Humly Wayfinding Licentie een aanvullende optie. De Wayfinding software helpt je met zoeken naar een vrije vergaderruimte en toont relevantie informatie over de (beschikbare) ruimtes. Verlengde garanties regel je met een Humly Room Display Garantie licentie. Bekijk alle Humly licenties.

4.3 Yealink en Logitech

Heb je al een Yealink of Logitech videoconferentiesysteem, dan is het handig als je het room booking systeem hieraan kunt toevoegen. De Logitech Tap Scheduler en Yealink RoomPanel reserveringssystemen worden PoE-gevoed en hebben allemaal een led-rand voor het aangeven van de status. Je ziet zo van veraf of je in de vergaderruimte terecht kunt. Om te starten met deze reserveringssystemen, heb je alleen een Office 365 licentie nodig. Voor Logitech kan je ook gebruikmaken van Logitech Sync. Zo beheer je al jouw Logitech apparatuur centraal en heb je geen aparte software nodig.

5. Een room booking systeem inzetten? Wij helpen je graag!

Ben je ook overtuigd dat een room booking systeem de dagelijkse gang van zaken op jouw kantoor makkelijker maakt? Wij helpen je graag bij de keuze van een passend reserveringssysteem; of je nu één ruimte of tientallen ruimtes van een display wilt voorzien. Ook kunnen we het room booking systeem voor je installeren. Neem hiervoor contact op met onze productexperts.