Home - Product informatie - Product informatie - Vergaderruimte inrichten

Heeft u vragen?


Neem contact met ons op

030 303 6701

Start een chatgesprek


Vergaderruimte inrichten

Wilt u een meeting room inrichten op kantoor of in een congrescentrum, maar weet u niet waar u moet beginnen? Op deze pagina helpen wij u op weg en komt u te weten hoe u het best een ruimte omtovert tot de ideale vergaderruimte. En specifieker: hoe u meeting rooms van klein tot groot optimaal inricht. Daarbij kijken we uiteraard naar de benodigde apparatuur, maar eerst nemen we verschillende facilitaire zaken onder de loep, waarmee u rekening dient te houden.
 
Ga direct naar:
1. Meeting room voor effectieve vergaderingen
2. Meeting room voor videoconferenties
3. Hoe ziet de meest ideale meeting room eruit?
4. Laat uw audiovisuele apparatuur installeren
5. Ontvang advies op maat of stel uw vraag
 

1. Meeting room voor effectieve vergaderingen

Effectieve meetings vragen om een goed ingerichte meeting room. Wilt u een dergelijke ruimte inrichten met audiovisuele apparatuur, dan kunt u ons uiteraard benaderen voor advies. Voordat u met de inrichting begint, raden wij u aan om een aantal zaken in kaart te brengen. Met deze informatie is het gemakkelijker om te bepalen wat de wensen zijn en wat er nog moet gebeuren voordat u een optimale vergadering kunt houden.
 
  • De ruimte en de gewenste opstelling
Kijk eerst eens naar de huidige ruimte. Welke vorm en afmetingen heeft het, hoeveel personen zullen hier vergaderen en in welke opstelling neemt men plaats? Daarnaast dient u rekening te houden met de wanden en het plafond. Van welk materiaal zijn deze vervaardigd en is dat bijvoorbeeld sterk genoeg om apparatuur aan te hangen? Is er bij geluid sprake van een echo in de ruimte?
 
  • Faciliteiten

Om te bepalen welke apparatuur geschikt is voor uw meeting room, kijken we ook naar de al dan niet aanwezige faciliteiten in de ruimte. Waar bevinden zich de stroompunten en vaste internetaansluiting(en) en hoe sterk en snel is de WiFi? Mocht u al over apparatuur beschikken, bedenk dan of dit aan de wensen voldoet en bekijk welke aansluitingen deze heeft. Onthoud hierbij: bekabelde verbindingen zijn stabieler en hebben vooralsnog de voorkeur ten opzichte van draadloze verbindingen.
 

  • Gewenste functionaliteiten van de apparatuur
KommaGo levert diverse gebruiksvriendelijke audiovisuele apparatuur om presentaties te tonen, audio te laten horen, ruimtes te reserveren en (video)conferenties te houden. Zet voor uzelf op een rij welke functionaliteiten de apparatuur minstens moet bieden. Heeft u bijvoorbeeld liever een gewoon display of een touchscreen? En moet het mogelijk zijn om hierop content te tonen vanaf een eigen device zoals een laptop of tablet?
 
  • Budget
Regelmatig wordt ons gevraagd naar de meest simpele oplossing of een oplossing met een zo laag mogelijke prijs. Maar als u nog niet precies weet wat de opties zijn en waarnaar u exact op zoek bent, beperkt u wellicht de mogelijkheid op een passend advies. Dat wil niet zeggen dat goedkopere oplossingen niet geschikt zijn of dat wij u klakkeloos de duurste oplossing aanbieden. Ieder project is weer anders en daarom maken wij een prijsopgave aan de hand van uw wensen. Wij adviseren daarom om eerst na te gaan wat u precies wilt realiseren in een meeting room. Wat zijn de wensen, eisen of overige voorwaarden zoals hierboven aangegeven. Aan de hand van deze informatie stellen onze productspecialisten een offerte op. Mocht de offerte nog niet helemaal aan de wensen of aan de budgettering voldoen, dan is het is geen bezwaar om de offerte hierop aan te passen.
 

2. Meeting room voor videoconferenties

Wilt u de meeting room naast vergaderingen ook inzetten voor het houden van videoconferenties? Dan dient u naast bovengenoemde punten met een aantal extra factoren rekening te houden. Met deze tips creëert u een vergaderruimte waarin personeel eenvoudig een conference call opzet, zodat men niet de weg op hoeft. Bijkomende punten om tevens op te letten:
 
  • Akoestiek
Een geïsoleerde ruimte is beter voor het houden van videoconferenties dan een grote galmende ruimte. Met de juiste akoestiek is men beter verstaanbaar voor gesprekspartners, wat de kans op misverstanden en ergernissen verkleint. Veel apparatuur bevat wel noise cancelling (ruis onderdrukkende) techniek, maar dit heeft een beperkt effect. Op basis van de akoestiek kan bepaald worden welke audioapparatuur voor de ruimte geschikt is. De plaatsing van de deelnemers is hierbij enorm belangrijk. Een grote ruimte waarin meerdere personen plaatsnemen, vraagt namelijk om een andere microfoon-oplossing dan een kleinere ruimte.
 
  • Lichtinval
Met de juiste lichtinval kan een camera alle deelnemers aan de videoconferentie duidelijk in beeld brengen en zijn het niet slechts silhouetten tegen een te lichte achtergrond. Voor het plaatsen van displays is lichtinval ook een belangrijke factor om rekening mee te houden. Veel licht beperkt het zicht en de beeldkwaliteit. Let daarom goed op de wanden van de meeting room en de bijbehorende lichtinval. Zijn de wanden volledig of gedeeltelijk van glas zodat er zonlicht van buitenaf komt of is het een afgesloten ruimte? En als er alleen lamplicht aanwezig is, is het dan sfeerverlichting of TL-licht?
 
  • Gebruikersgemak
Houdt bij het inrichten van een meeting room in uw achterhoofd dat uw medewerkers mogelijk niet allemaal even technisch zijn aangelegd. Het is daarom het handigst om een vergaderruimte met gebruiksvriendelijke apparatuur in te richten. Simpelweg op één knop drukken om een videoconferentie te starten of via één kabel een laptop aansluiten om een presentatie te delen; dat is het eenvoudigst. Hoe meer stappen voorafgaand aan de conferentie doorlopen moeten worden, hoe gemakkelijker het is om een handeling te vergeten of verkeerd uit te voeren. Hoeft men minder kabels aan te sluiten, dan is de oplossing een stuk handiger in gebruik. Is de meest gebruiksvriendelijke oplossing om budgettaire redenen geen optie, dan zijn er nog tal van andere oplossingen. Deze brengen echter wel meer stappen met zich mee, waarover u uw personeel wellicht eerst moet instrueren.

3. Hoe ziet de ideale meeting room eruit?

Hoe u een specifieke vergaderruimte het meest effectief kan inrichten, is zoals gezegd niet eenduidig en afhankelijk van omstandigheden. Wel zijn er een aantal aspecten die de meest ideale vergaderruimte bevat. Deze worden hieronder uitgelicht.
 
De meest ideale meeting room voldoet aan de volgende wensen:
Een goede akoestiek
Een mix van daglicht en kunstlicht
Functioneel roombooking systeem
Degelijk geluidssysteem met één of meer luidsprekers en microfoons
Degelijke (PTZ-)camera
Professionele bekabeling en aansluitingen

Ten eerste is het belangrijk dat interrupties tijdens meetings en de bijbehorende discussies voorkomen worden. Om onduidelijkheid over de beschikbaarheid van de ruimte te vermijden, is een roombooking systeem de perfecte uitkomst. Hiermee worden geplande meetings naast de deur aan de buitenkant van de ruimte aangegeven en kan men tevens in de agenda zien of een ruimte al dan niet bezet is.
 
Ten tweede is het noodzaak dat apparatuur op de juiste plaats wordt gemonteerd. Kan iedereen comfortabel zitten en tegelijkertijd het display goed zien zonder de nek continu te draaien? En is de camera op ooghoogte geplaatst? Met een te hoog geplaatste camera wordt er namelijk op de medewerkers neergekeken en een te laag geplaatste camera laat teveel van de bedrading onder de tafel zien. Is het niet mogelijk om de camera perfect te plaatsen, kies dan voor een PTZ-camera (pan, tilt, zoom). Deze camera’s kunnen draaien en zoomen, waardoor u personeel gericht in beeld wordt gebracht.
 
Ten slotte speelt het aansluiten van hardware nog een belangrijke rol. Aangezien een bekabelde verbinding over het algemeen betrouwbaarder is dan een draadloze verbinding, wordt de apparatuur in de meest ideale situatie bekabeld aangesloten. Hierbij is het aan te raden om voor een gebruiksvriendelijk kabelsysteem te kiezen, zodat iedereen van de faciliteiten gebruik kan maken.
 

 4. Laat uw audiovisuele apparatuur installeren

Nadat u aan de hand van advies heeft besloten met welke oplossingen u de vergaderruimte inricht, kunt u deze wellicht zelf installeren. Maar het is een stuk eenvoudiger om de installatie uit handen te geven. KommaGo biedt een eigen installatieservice waarbij onze monteur uw audiovisuele apparatuur op locatie in de vergaderruimte plaatst. Zo kunt u zonder zorgen direct aan de slag.
 
  

 5. Ontvang advies op maat of stel uw vraag

Displays, audioapparatuur, videoconferentiesystemen, apparatuur om draadloos te presenteren en ruimtereserveringssystemen; Presentatiestore.nl (onderdeel van KommaGo B.V.) levert het allemaal. Onze productspecialisten voorzien u graag van advies op maat en denken met u mee over de juiste oplossing. Heeft u nog vragen of wilt u advies op maat? Neem dan vrijblijvend telefonisch of per e-mail contact met ons op of vul het contactformulier in.
 
 
Bel ons op +31 303 036 701 E-mail naar info@presentatiestore.nl

Neem contact met ons op

Stuur een email naar   info@presentatiestore.nl  Of gebruik onderstaand formulier
Naam*:
E-mailadres*:
Uw vraag*:
* Verplichte velden

Service

Contact

Bestelproces

Algemene informatie