Home - Product informatie - Product informatie - De ideale vergaderruimte

Heeft u vragen?


Neem contact met ons op

030 303 6701

Start een chatgesprek


De ideale vergaderruimte

Elke ondernemer beseft hoe belangrijk een productieve vergadering kan zijn. Er zijn een aantal belangrijke factoren die helpen om het optimale resultaat uit een vergadering te halen. Deze factoren stimuleren de informatieoverdracht door de juiste balans te vinden tussen comfort en productiviteit. Met name de inrichting van de vergaderruimte blijkt in de praktijk zeer belangrijk.

bannervergadering

De ruimte

Bij de vergaderruimte zelf zijn twee aspecten van groot belang: de vorm en de grootte. Over het algemeen wordt aangeraden te kiezen voor een vierkante of rechthoekige ruimte. Dit zijn de twee meest functionele vormen. Als u kiest voor een rechthoekige ruimte, let er dan op dat de lengte de breedte van de vergaderruimte niet teveel overschrijdt.
 

De gewenste grootte is uiteraard afhankelijk van de hoeveelheid mensen die doorgaans deelneemt aan vergaderingen. Vraag u zich in ieder geval of de grootte van de ruimte voldoende is om alle deelnemers een comfortabele vergadering te bezorgen. Mensen moeten voldoende ruimte hebben om de zaal tijdens de vergadering geruisloos te kunnen verlaten. De ruimte kan echter niet te groot zijn, want dit gaat ten koste van het zicht op een spreker. Ter indicatie: een vergaderruimte voor 10-12 personen is idealiter ongeveer 6m x 4,5m.

 

Opzet

Een vergaderruimte kan verschillende inrichtingen hebben. Elke opzet heeft zijn voordelen. Zo is de U-vorm (figuur 1) een van de meeste populaire inrichtingen en zeer geschikt voor een vergadering met veel persoonlijke interactie (maximaal 50 personen). Deelnemers krijgen het gevoel gelijk te zijn. De U-vorm is geschikt voor presentaties omdat elke deelnemer een goed zicht heeft op het beeldscherm in de ‘ opening’  van de u. De klassieke ‘boardroom’ opzet (figuur 2) is wat kleiner en geschikt voor 5-30 deelnemers. Deze inrichting is ideaal voor kleine besprekingen.

U-vorm vergaderruimte klassieke vergaderruimte
1: U-vorm vergaderruimte 2: klassieke 'boardroom' vergaderruimte

Meubilair

Hoewel traditionele vergaderstoelen vaak comfortabeler zijn, zijn stoelen met lage rugsteunen aan te raden. Dit komt omdat elke persoon gemakkelijker te zien is. Wat betreft tafels kunt u kiezen om in plaats van de traditionele rechthoekige tafel een ronde variant te gebruiken. Dit is met name handig voor vergaderingen waar iedereen spreekt. Bij een ronde rafel hoeven personen niet ver voorover te buigen om te praten in de microfoon.    

Verlichting

Licht is een zeer belangrijke factor en is van grote invloed op productiviteit. Zonlicht is de meest natuurlijke (en goedkope) vorm van licht, maar grote ramen zijn af te raden. Tijdens een presentatie kan zonlicht een beeldscherm onleesbaar maken. De zakelijke beeldschermen van Presentatiestore zijn echter relatief goed bestand tegen weerspiegeling door zonlicht. Zorg hoe dan ook dat de ruimte beschikt over goede verduisterende raambedekkingen.


De ideale vergaderruimte heeft enkel fluorescerende verlichting zoals plafondverlichting. Dit licht schijnt licht in een hoek van 45 graden naar beneden. Het voordeel van plafondverlichting is dat de ruimte genoeg licht krijgt zonder de spreker en zaal af te leiden. 

 

Camera locatie

Als de vergaderruimte 1 camera heeft, dan moet het apparaat boven het beeldscherm zitten (in het centrum). Beschikt de ruimte over twee beeldschermen, dan is het raadzaam om de camera tussen en boven de beeldschermen te plaatsen. Is het onmogelijk om de camera in het midden te hangen, dan is plaatsing in de hoek de beste optie. Omdat camera’s vaak een hoek van 70 graden hebben, kan het echter zijn dat de tafelhoeken in de buurt van de camera buiten beeld vallen. Idealiter hangt de camera op hoofdhoogte zodat oogcontact wordt gestimuleerd.

 

Microfoon

Het wordt aangeraden te kiezen voor een ratio van 1 microfoon per 2 mensen in de zaal. Voor kleine vergaderruimtes is een tafelmicrofoon zoals de TOA DM-524B de beste optie. Deze moet 2-5 stappen bij de deelnemers of spreker vandaan zijn. Bij grotere zalen bieden plafondmicrofoons uitkomst, omdat ze alleen stemmen opnemen zonder al teveel bijgeluid.

Meer weten?

Presentatiestore helpt u graag om uw vergaderruimte in te richten. Bezoek deze pagina om meer te weten te komen over wat Presentatiestore voor u kan betekenen. Zo hebben we een installatieservice die u helpt met het plaatsen van audiovisuele oplossingen.


Service

Contact

Bestelproces

Algemene informatie